OUTSOURCING CONTABLE

CONTROL & GESTION S.A.S ejerce sus servicios dentro de una cultura organizacional que hace énfasis en la importancia del comportamiento ético basado en un estándar de normas y principios profesionales definidos para la profesión.  Los principios éticos en nuestro personal son presentados durante el proceso de reclutamiento y son reforzados permanentemente a través de programas de entrenamiento y comunicaciones internas.

El enfoque hacia el comportamiento ético de nuestros profesionales se acoge al código de ética de la IFAC (International Federation of Accountants) en donde se garantiza que el personal asignado por CONTROL & GESTION S.A.S cumpla con los siguientes principios fundamentales:

1. Integridad: ser franco y honesto en todas las relaciones profesionales y empresariales.

2. Objetividad: no permitir que prejuicios, conflicto de intereses o influencia indebida de terceros prevalezcan sobre los juicios profesionales o empresariales.

3. Competencia y Diligencia Profesional: mantener el conocimiento y la aptitud profesionales al nivel necesario para asegurar que el cliente o la entidad para la que se trabaja reciben servicios profesionales competentes basados en los últimos avances de la práctica, de la legislación y de las técnicas y actuar con diligencia y de conformidad con las normas técnicas y profesionales aplicables.
4. Confidencialidad: respetar la confidencialidad de la información obtenida como resultado de relaciones profesionales y empresariales y, en consecuencia, no revelar dicha información a terceros sin autorización adecuada y específica, salvo que exista un derecho o deber legal o profesional de revelarla, ni hacer uso de la información en provecho propio o de terceros.

5. Comportamiento profesional: cumplir las disposiciones legales y reglamentarias aplicables y evitar cualquier actuación que pueda desacreditar a la profesión.

La información que CONTROL & GESTION S.A.S. recibe de las entidades por cualquier medio, en relación con la presente propuesta, o la prestación de los servicios profesionales contratados es considerada información confidencial y solo será utilizada para el cumplimiento del contrato. No será divulgada ni utilizada sin el previo consentimiento de la Entidad, salvo cuando sea exigida de conformidad con la normatividad legal.

Damos cumplimiento a las normas profesionales sobre confidencialidad y así trataremos la información que nos sea revelada. Tomaremos todas las medidas que consideremos apropiadas para evitar que dicha información llegue al conocimiento de terceros.

CONTROL & GESTION S.A.S. estará exenta de guardar confidencialidad sobre la información que (i) sea o llegue a ser conocida públicamente por razones distintas a la violación de su obligación de confidencialidad; (ii) es o llegue a ser conocida públicamente por la divulgación hecha por personas que carezcan de obligación de confidencialidad o; (iii) deba ser revelada por obligación legal o con base en orden de autoridad competente.

Así mismo, el presente documento, que contiene la propuesta técnica y metodológica de CONTROL & GESTION S.A.S. para el desarrollo de un trabajo profesional de Outsourcing Contable, es para uso exclusivo con la Entidad Contratante y no podrá ser divulgada a terceros sin la autorización de CONTROL & GESTION S.A.S.

El servicio integral a través del sistema de outsourcing contable, le permitirá obtener grandes beneficios desde el punto de vista económico y organizacional, dado que ofrece idoneidad, capacitación profesional y una experiencia comprobada, de los funcionarios que atienden a nuestros clientes en especial en temas de asesoría contable, tributaria, administrativa y de control interno contable, los cuales brindarán profesionalismo en el desarrollo de los procesos contables y administrativos, con el fin de generar un flujo de información adecuado para la presentación de los estados financieros y tributarios.

El alcance del trabajo definido en la propuesta, con base en la información recibida, será el siguiente:

SERVICIO ADMINISTRATIVO Y CONTABLE

El objetivo  será brindar soporte técnico contable mediante la utilización del software implementado en su Organización, que permitirá  la automatización en la generación de los documentos fuentes, que serán el soporte para el procesamiento de la información contable necesaria para la preparación de los estados financieros, a través de funcionarios designados por  Control & Gestión S.A.S., los cuales se apoyarán en las principales fuentes de información predefinidas mediante parametrización, que componen el ciclo contable a saber:

1. Validación del procesamiento de todas las facturas de proveedores nacionales y del exterior.
2. Validación del registro de las facturas de clientes y comprobantes de ingreso.
3. Validación de los cheques girados y comprobantes de egreso de todos los desembolsos que se originen en el giro del negocio, de acuerdo con políticas de autorización de la Entidad, los cuales igualmente será validadas.
4. Cálculo de impuestos en lo relativo a retenciones en la fuente, impuesto al valor agregado (IVA), industria y comercio y reteica a fin de elaborar al final de un período las declaraciones tributarias y poder cumplir con esta obligación fiscal.
5. Velar por el cumplimiento de las normas de control interno establecidas por la Entidad, como parte del proceso de registro de las transacciones, confirmando que se apliquen las disposiciones tributarias en general.
   1. Confirmación del proceso de conciliaciones bancarias, clientes, proveedores, anticipos de clientes y en general las requeridas en cada una de las cuentas que lo ameriten.
   2. Control del movimiento de activos fijos y cargos diferidos, depreciaciones y amortizaciones.
   3. Evaluación del sistema de costeo establecido y su rentabilidad respecto a los proyectos que genere la Entidad.
   4. Proceso de nómina con la implementación integral de contratación y generación de las provisiones prestacionales, aportes parafiscales y control contable mediante los diferentes registros contables que ello implica.
6. 1. Atender a los funcionarios externos en materia de impuestos.
   2. Cumplir con la presentación de los estados financieros a las Entidades que lo requieran, previo visto bueno de los Socios y/o Gerencia de la Entidad.
   3. Procesar y evaluar la presentación de la información para enviar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, Tesorería Distrital, Cámara de Comercio, etc.
   4. Atender los requerimientos de información que soliciten las autoridades de impuestos, si las circunstancias lo ameritan.
   5. Avalar con nuestra firma los estados financieros de la Entidad y/o cualquier otra certificación que requiera de la firma de Contador Público.
   6. Otras responsabilidades que asumiremos como proveedores de este servicio, teniendo en cuenta ciertas características de la Entidad:

    

   En general se atenderán las labores relacionadas con la coordinación, análisis y evaluación de la información procesada en las diferentes áreas para la obtención oportuna de la información contable y presentación de  los Estados Financieros 

   Así mismo los mantendremos actualizados de los cambios existentes en la legislación contable y fiscal que tengan relación con las operaciones de la Entidad.

Las labores se desarrollarán manteniendo una comunicación permanente con los Socios y la Administración  de la  Entidad  a efectos de definir las necesidades de información más apropiadas que faciliten, entre otros, el registro de la información contable, procesamiento de nómina y coordinación del manejo de los inventarios, contratos en ejecución, cartera, cuentas por pagar en los diferentes componentes del aplicativo y el cumplimiento de las obligaciones legales.

Realizaremos reuniones periódicas, en la cual participará el Socio encargado de nuestra firma y el personal que designe la Entidad, con el fin de ir evaluando los estados financieros, desarrollo de actividades y el cumplimiento de los objetivos propuestos.

Nuestra firma designará un equipo de trabajo suficientemente capacitado en el manejo de estos procesos, que garanticen la calidad de nuestro servicio.

Nuestros honorarios se basan en una estimación del tiempo a invertir en la realización del trabajo propuesto, teniendo en cuenta los miembros del equipo de trabajo que se asignaría al proyecto, liquidado a tarifas establecidas para cada categoría del personal que debe intervenir en el mismo.

Contará la entidad con un Contador por el tiempo requerido para la validación de la información total de la Entidad y la asistencia del Director de Outsourcing contable con visitas periódicas como complemento al cumplimiento de los objetivos propuestos.

La determinación de nuestros honorarios profesionales correspondientes al recurso humano con la totalidad de las prestaciones sociales y aportes parafiscales que serán asumidos por nuestra firma, los hemos estimado por hora hombre así:

Director Outsourcing                                 $ 73.772.
Contador                                                         55.329.
Asistente                                                         36.886.
Auxiliar Digitador                                           22.132.

El valor promedio hora lo venimos monitoreando y lo registramos a un promedio de $40.000 hora, lo que permitiría un trabajo de 16 horas por un salario mínimo.

El detalle de las labores realizadas las va conociendo el Cliente mediante minuta de trabajo que elaboramos permanentemente, lo cual nos permitirá definir si las horas asignadas son suficientes para el desarrollo de las actividades encomendadas.

De ser aprobada la presente propuesta les sugerimos hacerlo conocer por escrito a fin de elaborar y/o aceptar el respectivo contrato de prestación de servicios profesionales por parte de la Entidad contratante o por parte nuestra.